INFORMATIVA sul trattamento dei dati personali dei soggetti (persone fisiche) che fruiscono dei servizi allo Sportello del Cittadino del Comune di Castelfranco Emilia (ai sensi dell’art 13 del Regolamento europeo n. 679/2016)
1. Premessa
Ai sensi dell'art. 13 del Regolamento europeo n. 679/2016, il comune di Castelfranco Emilia, in qualità di “Titolare” del trattamento, è tenuto a fornirle informazioni in merito all'utilizzo dei suoi dati personali.
2. Identità e i dati di contatto del titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati personali di cui alla presente Informativa è il Comune di Castelfranco Emilia , con sede in Castelfranco Emilia , Piazza della Vittoria, 8.
Al fine di semplificare le modalità di inoltro e ridurre i tempi per il riscontro si invita a presentare le richieste di cui al paragrafo n. 10, al Comune di Castelfranco Emilia, Ufficio Protocollo, via e-mail comunecastelfrancoemilia@comune.castelfranco-emilia.mo.it
3. Il Responsabile della protezione dei dati personali
Il comune di Castelfranco Emilia ha designato quale Responsabile della protezione dei dati la società LepidaSpA (dpo-team@lepida.it).
4. Responsabili del trattamento
L'Ente può avvalersi di soggetti terzi per l'espletamento di attività e relativi trattamenti di dati personali di cui l'Ente ha la titolarità. Conformemente a quanto stabilito dalla normativa, tali soggetti assicurano livelli esperienza, capacità e affidabilità tali da garantire il rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento, ivi compreso il profilo della sicurezza dei dati.
Vengono formalizzate da parte dell'Ente istruzioni, compiti ed oneri in capo a tali soggetti terzi con la designazione degli stessi a "Responsabili del trattamento". Vengono sottoposti tali soggetti a verifiche periodiche al fine di constatare il mantenimento dei livelli di garanzia registrati in occasione dell'affidamento dell'incarico iniziale.
5. Soggetti autorizzati al trattamento
I Suoi dati personali sono trattati da personale interno previamente autorizzato e designato quale incaricato del trattamento, a cui sono impartite idonee istruzioni in ordine a misure, accorgimenti, modus operandi, tutti volti alla concreta tutela dei tuoi dati personali.
6. Finalità e base giuridica del trattamento
Il trattamento dei suoi dati personali viene effettuato dal comune di Castelfranco Emilia, per lo svolgimento di funzioni istituzionali e, pertanto, ai sensi dell'art. 6 comma 1 lett. e) del GDPR non necessita del suo consenso.
I dati personali sono trattati per la formazione, aggiornamento e conservazione dei registri di stato civile ai sensi dell'ordinamento dello Stato Civile (D.P.R. n. 396/2000) e norme collegate ed in particolare per le seguenti attività:
a) iscrizione e trascrizione degli atti di nascita, matrimonio, unioni civili, morte, cittadinanza, adozione, riconoscimenti, disconoscimenti, separazioni, riconciliazioni, divorzi, modifiche delle condizioni di separazione e divorzio, decreti di cambiamento del nome e/o del cognome, sentenze ordinate dall'autorità giudiziaria;
b) pubblicazioni di matrimonio;
c) annotazioni marginali ai sensi del D.M. 4 aprile 2002;
d) rilascio certificati di nascita, matrimonio e morte ed estratti per riassunto e per copia integrale anche su modelli previsti da convenzioni ed accordi internazionali vigenti tra l'Italia e Stati esteri; rilascio del libretto internazionale di famiglia;
e) polizia mortuaria: rilascio autorizzazione al trasporto di salme sul territorio nazionale e verso Stato esteri, autorizzazioni al seppellimento, cremazione, affidamento e dispersione delle ceneri;
f) ricevimento DAT (Disposizioni Anticipate di Trattamento).
7. Destinatari dei dati personali
I suoi dati personali sono oggetto di comunicazione ad enti e soggetti pubblici come dalla legge previsto in relazione alla tipologia del procedimento (Comuni, Azienda Sanitaria Locale, Inps, Prefettura, Procura della Repubblica, Casellario giudiziale, Ministero dell'Interno, Ambasciate e Consolati italiani all'estero).
8. Trasferimento dei dati personali a Paesi extra UE
I suoi dati personali possono essere trasferiti al di fuori dell'Unione europea.
9. Periodo di conservazione
I suoi dati sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario per il perseguimento delle finalità sopra menzionate. A tal fine, anche mediante controlli periodici, viene verificata costantemente la stretta pertinenza, non eccedenza e indispensabilità dei dati rispetto al rapporto, alla prestazione o all'incarico in corso, da instaurare o cessati, anche con riferimento ai dati che Lei fornisce di propria iniziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti o non indispensabili non sono utilizzati, salvo che per l'eventuale conservazione, a norma di legge, dell'atto o del documento che li contiene. La informo, tuttavia, che i suoi dati potranno essere conservati anche oltre il periodo di tempo necessario alle finalità sopra indicate, se ciò si renda necessario per fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca storica o a fini statistici, come previsto dall'art. 5 del Regolamento Europeo n. 679/2016.
10. I suoi diritti
Nella sua qualità di interessato, Lei ha diritto:
· di accesso ai dati personali;
· di ottenere la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano;
· di opporsi al trattamento;
· di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
11. Conferimento dei dati
Il conferimento dei Suoi dati è necessario per consentire allo scrivente Titolare, di adempiere
ad un obbligo legale o per l'esecuzione di un compiti di interesse pubblico o connesso ai
pubblici poteri di cui lo scrivente Ente locale è investito per legge.